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Vielfältige Einsatzmöglichkeiten und individuelle Ordnerstrukturen

Mit Elemenz, der innovativen Lösung für das Dokumenten Management, können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse nachhaltig verbessern. Die DMS Software reduziert den Zeitaufwand für die Aktenverwaltung und die Recherche nach relevanten Informationen erheblich. Ein großer Vorteil ist dabei die bedeutende Flexibilität des Systems, was den Weg für zahlreiche Individualisierungs- und Einsatzmöglichkeiten ebnet. Vier vordefinierte Hauptordner (Projektakten, Personalakten, Kundenakten und Lieferantenakten) erlauben ein schnelles und unkompliziertes Zuordnen Ihrer Dokumente. Die Labels dieser vier Ordnertypen basieren auf langjährigen Erfahrungswerten, lassen sich aber selbstverständlich flexibel auf Ihre Anforderungen abstimmen und über variable Eigenschaftenfelder strukturell erweitern. Reichen Ihnen vier Hauptordner in Elemenz nicht aus, können Sie natürlich auch weitere Haupt- und Unterordner hinzufügen. Sämtliche Ordner lassen sich in ihrer Reihenfolge frei verändern, umbenennen und mit speziellen Abbildungen versehen. Das ist vor allem dann sehr nützlich, falls beispielsweise eine Projektakte oder eine digitale Personalakte optisch besonders gekennzeichnet werden und schnell zugänglich sein soll. Mit Elemenz müssen Sie sich nicht an die die starren Vorgaben einer DMS Software anpassen, sondern können diese flexibel und individuell nach Ihren Wünschen und Anforderungen gestalten.

Einfaches Ablegen und Verwalten von Dokumenten

Mit Elemenz gehört die umständliche Aktenverwaltung und –archivierung der Vergangenheit an. Über die (Mehrfach-)Upload-Funktion oder per Drag-and-Drop können Sie bequem und einfach Ihre Dokumente hochladen – vollkommen unabhängig von der Dokumentgröße, -anzahl und vom Dateiformat (.pdf, .docx, .jpg usw.). Selbst im Hinblick auf Ihren jeweiligen Standort sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Via einer webbasierten Oberfläche lassen sich Dokumente in Ihr digitales Archiv hochladen, ohne dass Sie dabei im Büro sitzen müssen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise noch vor Ort bei Ihrem Kunden Dokumente hochladen und abrufen. Dank einer Schnittstelle zu Microsoft Office ist es darüber hinaus möglich, Dokumente direkt aus Programmen wie MS Word, MS Excel oder MS Outlook in Elemenz zu speichern. Beim Upload wird das jeweilige Dokument zunächst im System registriert und anschließend über eine Volltextindizierung im gesamten Umfang für die Suchfunktion auffindbar gemacht. Einmal registriert, steht es zugriffsberechtigten Mitarbeitern dann jederzeit sowohl im Originalformat als auch in PDF-Version orts- und plattformunabhängig zur Verfügung. Somit kann es beispielsweise problemlos über iPad oder andere Tablet-PCs aufgerufen, bearbeitet und per E-Mail geteilt werden. Eine intelligente Versionsverwaltung mit einer praktischen Anzeige aller relevanten Informationen erleichtert zudem Ihre Teamarbeit, indem sie mehrere Bearbeitungsfassungen ermöglicht, ohne das Originaldokument zu überschreiben.

Finden statt suchen

Viele Anwendungen für das Dokumenten Management versprechen Ihnen zwar den schnellen Zugriff auf Ihre Informationen, überfrachten Sie dafür aber die mit einem schier unüberblickbaren Umfang an anderen Funktionalitäten. Elemenz hingegen konzentriert sich auf das, was eine moderne und funktionale DMS Software können sollte: nämlich Sie bei der Aktenverwaltung zu unterstützen und auf diese Weise ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Die Suchfunktion von Elemenz entspricht daher hochmodernen Standards und ermöglicht dank Volltextindizierung eine schnelle und zugleich effiziente Recherche nach Informationen. Um an spezifische Inhalte zu gelangen, ist es nicht mehr nötig, Ordner zu wälzen und anhand von Dateinamen zu mutmaßen, ob die Dokumente die gesuchten Informationen enthalten. Über eine Stichwort-Eingabe in die intuitive Suchmaske erhalten Nutzer eine übersichtliche Auflistung aller Dokumente, die mit den Stichwörtern zusammenhängen. Dabei ist sowohl eine Schnellsuche als auch eine um bestimmte Suchparameter erweiterte Recherche möglich. Selbstverständlich lässt sich der Recherchevorgang auch auf ausgewählte Ordner beschränken, nach Datum und Relevanz sortieren oder mittels intelligenter Filter eingrenzen, falls Sie z. B. nur Schriftstücke innerhalb einer bestimmten Personalakte oder nach einem spezifischen Dokumenttyp suchen. Korrekturvorschläge bei eventuellen Tippfehlern, die automatische Ergänzung von Suchbegriffen und eine Sortierung der Suchergebnisse nach Relevanz erleichtern den Prozess. Häufig verwendete Objekte lassen sich in Elemenz darüber hinaus  – ähnlich wie Favoriten in Ihrem Browser – auch an die Navigation anheften, sodass sie jederzeit schnellstmöglich zugriffsbereit sind. Ebenso können Sie Akten miteinander verknüpfen und auf diese Weise Beziehungsverflechtungen verdeutlichen, falls beispielsweise eine Projektakte mit einer bestimmten Kundenakte zusammenhängt.

Clevere Aufgabenverwaltung

Gerade im Zeitalter der Digitalisierung hat sich der Faktor Geschwindigkeit als treibendes Element für Geschäftsprozesse etabliert. Eine moderne DMS Software sollte daher nicht nur eine schnelle und unkomplizierte Aktenverwaltung ermöglichen, sondern auch das Arbeiten im Team nachhaltig verbessern. Aus diesem Grund haben wir in Elemenz eine intelligente Aufgabenfunktion eingebaut, die die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter optimiert und Synergieeffekte ermöglicht. Alle Dokumente können mit spezifischen Aufgaben verbunden werden, die Ihre Mitarbeiter kooperativ oder selbstständig erledigen sollen. Um Zugriffs- und Bearbeitungszeiten entscheidend zu verkürzen, lassen sich Dokumente teilen, d. h. an (zugriffsberechtige) Kollegen verschicken. Da sämtliche Arbeitsschritte protokolliert und überarbeitete Dokumente versioniert werden, sind einzelne Veränderungen inkl. Versionsnummer und Namen des Mitarbeiters jederzeit einsehbar. Über eine Wiedervorlage-Funktion in Elemenz werden Mitarbeiter termingerecht an spezifische Aufgaben erinnert, sodass Deadlines verlässlich eingehalten werden. Soll z. B. eine in der Personalakte hinterlegte Bewerbung von einem anderen Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Frist geprüft werden, lässt sich dies vorab ganz einfach über die Dokumenteigenschaften festlegen. Dank einer anschaulichen Aufgabenliste haben Sie stets den Überblick über alle mit einem Dokument verbundenen Prozesse und werden per E-Mail-Mitteilung informiert, wenn Aufgaben erledigt sind. Auf diese Weise trägt Elemenz zu einer produktiven und effektiven Zusammenarbeit bei.

Berechtigungen managen

Bei einem digitalen Archiv spielt der Zugriffsschutz und damit das Thema Berechtigungen eine zentrale Rolle. Für bestimmte, besonders sensible Dokumenttypen wie z. B. Personalakten schreibt der Gesetzgeber spezielle Maßnahmen zur Datensicherheit innerhalb der DMS Software vor, die den Schutz vor einem unberechtigten Zugriff gewährleisten sollen. Aus diesem Grund verfügt Elemenz über ein ausgeklügeltes Autorisierungssystem, mit dem Sie den Zugang zu Ihren Dokumenten effizient managen können. Der Mitarbeiter, der als Elemenz-Verwalter eingesetzt wird, kann im Control Center festlegen, welcher Nutzer jeweils welche Berechtigungen erhält. Sobald er verschiedene Benutzergruppen mit speziellen Autorisationen angelegt hat, kann er die Nutzer ganz einfach den jeweiligen Gruppen zuordnen. Dabei lassen sich prinzipiell verschiedene Rechte vergeben, die vom einfachen Einsehen bis hin zum Bearbeiten, Hinzufügen oder Löschen von Dokumenten reichen. Diese Berechtigungen können auf Ordnerebene festgelegt werden und gelten anschließend für alle untergeordneten Dokumente. Das garantiert einen geringeren Verwaltungsaufwand und eine effizientere Aktenverwaltung. Mitarbeiter einer Projektgruppe können so beispielsweise die gesamte Projektakte einsehen und bearbeiten, falls sie dazu berechtigt sind.