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1. Was ist Elemenz?
2. Für welche Unternehmen eignet sich die Software?
3. Welche Vorteile bietet die Nutzung von Elemenz?
4. Über welche Grundfunktionen verfügt Elemenz?
5. Inwiefern lässt sich Elemenz auf das einzelne Unternehmen personalisieren?
6. Wie sicher sind bei Elemenz die Daten in der Cloud?
7. Ist Elemenz mit anderen Software-Lösungen kompatibel?
8. Kann man die Software kostenlos ausprobieren?
9. Wie ist die Preisgestaltung bei Elemenz?
10. Welches Unternehmen steckt hinter Elemenz?

1. Was ist Elemenz?

Elemenz ist eine innovative Dokumenten-Management-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit ihr lassen sich Dokumente schnell und einfach speichern und dank einer online-basierten Benutzeroberfläche von überall und jedem Endgerät abrufen. Das Herzstück von Elemenz ist seine intuitive und leistungsstarke Suchmaschine. Über eine Volltextsuche können Mitarbeiter relevante Informationen binnen Tausendstel-Sekunden abrufen, denn die Lösung indiziert alle gespeicherten Dokumente komplett – vom Dateinamen bis zur Fußnote. Die Zeiten, in denen das Aufspüren einer im vergangenen Geschäftsjahr abgelegten Datei zur Mammutaufgabe wird, gehören mit Elemenz der Vergangenheit an. Die Lösung reduziert den Zeitaufwand für die Verwaltung von Dokumenten und die Recherche nach relevanten Informationen erheblich.

2. Für welche Unternehmen eignet sich die Software?

Elemenz eignet sich für 3 bis 50 Anwender, indem es Prozesse strafft und die gesamte Organisation verbessert. Besonders Unternehmen, die mit vielen Dokumenten für Lieferanten oder Kunden arbeiten, werden die Vorteile von Elemenz direkt bemerken. Sie können mit Hilfe von wenigen Stichworten alle in Elemenz gespeicherten Dokumente im Volltext durchsuchen. So können die richtigen Dokumente in Tausendstel-Sekunden gefunden werden.

3. Welche Vorteile bietet die Nutzung von Elemenz?

Elemenz bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen die Chance, ihre Arbeitsprozesse nachhaltig zu verbessern und effizienter zu machen. Fünf Eigenschaften lassen Betriebe von Elemenz profitieren.

• Zeit sparen
Die Arbeit mit Elemenz ermöglicht es, wichtige Dokumente nicht nur schnell und unkompliziert zu speichern, sondern auch immer und überall griffbereit zu halten. Mitarbeiter müssen keine unnötige Zeit mehr mit der Organisation von Ordnern und dem Hin-und-Herschieben von Dateien verbringen, sondern ziehen Dokumente einfach per Drag-and-Drop in die Elemenz-Oberfläche. Mit einer übersichtlichen Volltextsuche können Benutzer die Dateien blitzschnell wiederfinden, was den Zeitaufwand für Recherchen erheblich reduziert. Zudem sind alle Inhalte auch mobil abrufbar. So sorgt die Lösung für bessere Prozesse und erhöht die Produktivität nachhaltig.

• Weniger Kosten
Da Mitarbeiter durch Elemenz wesentlich weniger Zeit für administrative Arbeiten aufwenden müssen, können sie sich intensiver auf die Arbeit am Kunden konzentrieren. Aber nicht nur in dieser Hinsicht senkt Elemenz die Dokumenten-Management-Kosten und erhöht Effizienz. Durch ein günstiges und transparentes Preissystem fallen für Unternehmen weder teure Einrichtungsgebühren noch unnötige Kosten an: Sie zahlen pro Benutzer und Monat.

• Intuitive Bedienung
Die Anwendung von Elemenz ist so einfach, dass keine kostenintensiven Schulungen nötig sind, und die Mitarbeiter intuitiv mit der Oberfläche arbeiten können. Denn die Lösung wurde konsequent unter Gesichtspunkten der Benutzerfreundlichkeit entwickelt.

• Sichere Datenablage
Elemenz speichert alle hinterlegten Dateien in einem Rechenzentrum in Deutschland, das über hochmoderne Sicherheitsvorkehrungen verfügt. Zudem können nur autorisierte Personen auf genau die Dokumente zugreifen, für die sie freigeschaltet sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass Unternehmen durch die Auslagerung des Datenspeichers auch die Verantwortung für die Sicherung der Dateien abgeben. Sie müssen sich nicht selbst um kostenintensive Schutzmaßnahmen gegen Stromausfall, Feuer, Einbruch und Hacking kümmern.

• Zuverlässige Verfügbarkeit
Elemenz macht Dokumente 24 Stunden am Tag, 7 Tage in der Woche und 52 Wochen im Jahr verfügbar. Hochleistungsserver sorgen dafür, dass alle Dateien jederzeit augenblicklich geladen werden. Elemenz wird fortlaufend auf seine Zuverlässigkeit geprüft und derzeit über eine ISO-Norm zertifiziert, die die hohe Qualität des Angebots unterstreicht.

4. Über welche Grundfunktionen verfügt Elemenz?

Elemenz erleichert die Organisation von Dokumenten durch drei zentrale Funktionen.

• Einfache Dateiablage
Elemenz bietet die Möglichkeit, Dateien per Upload oder Drag-and-Drop hochzuladen. Papierdokumente können durch Scannen im System abgelegt werden. Aus Programmen wie MS Word, MS Excel und MS Outlook können Dateien direkt in Elemenz gespeichert werden. Das jeweilige Dokument wird dann registriert, der gesamte Text indiziert und mit Informationen für die Suchmaschine versehen. Dabei ist es möglich, alle registrierten Dateien schnell und unkompliziert zu versenden und auch mit mobilen Endgeräten aufzurufen.

• Leistungsstarkes Suchtool
Die Suchfunktion von Elemenz entspricht hochmodernen Standards und ermöglicht die effiziente Recherche nach Informationen. Über eine Stichwort-Eingabe in die intuitive Suchmaske erhalten Nutzer eine übersichtliche Auflistung aller Dateien, die mit den Stichwörtern versehen sind. Dabei ist sowohl eine Schnellsuche als auch eine tiefergehende Suche mit intelligenten Filtern oder auf Ordnerebene möglich. Korrekturvorschläge bei eventuellen Tippfehlern und die automatische Ergänzung von Suchbegriffen erleichtern den Prozess.

• Simples Berechtigungsmanagement
Der Mitarbeiter, der als Elemenz-Verwalter eingesetzt wird, kann im Control Center festlegen, wer welche Berechtigungen erhält. Dabei kann er folgende Rechte vergeben: Einsehen, Ändern, Löschen und Hinzufügen. Diese Rechte werden dabei nur für einzelne Ordner vergeben, das Berechtigungsmanagement für das Einzeldokument entfällt. Das garantiert einen geringeren Verwaltungsaufwand.

5. Inwiefern lässt sich Elemenz auf das einzelne Unternehmen personalisieren?

Elemenz enthält bei Auslieferung bereits vier vordefinierte Ordner (Personal, Kunden, Lieferanten und Projekte). Allerdings kann jedes Unternehmen, das die Lösung nutzt, die Ordnernamen ändern, um Elemenz der jeweiligen geschäftlichen Organisation anzupassen. Darüber hinaus können bis zu sechs weitere Hauptordner hinzugefügt, um variable Felder erweitert und mit grafischen Abbildungen gekennzeichnet werden. Außerdem können in jedem Elemenz-Ordner mehrere Unterordner erstellt werden, um Dokumente abzulegen. Häufig verwendete Objekte lassen sich desweiteren an die Navigationsübersicht anheften, sodass sie jederzeit schnell zugriffsbereit sind. 
Sie werden allerdings schnell feststellen, dass es bei der Arbeit mit Elemenz nicht mehr nötig ist, komplizierte Ordnerstrukturen mit unendlich vielen Unterebenen anzulegen, da die leistungsstarke Suchmaschine alle Dokumente augenblicklich findet. Daher sind keine weiteren Unterordner auf einer dritten Ebene vorgesehen.

6. Wie sicher sind bei Elemenz die Daten in der Cloud?

Elemenz sorgt durch hochwirksame Maßnahmen für einen effektiven Schutz der in der Web-Oberfläche gespeicherten Dokumente: Alle Dateien werden auf einem sicheren Server mit Standort in Deutschland gespeichert. Dadurch herrscht nicht nur Transparenz über den Verbleib der digitalen Dokumente, sondern auch Rechtssicherheit in Hinblick auf nationale Datenschutzbestimmungen. Das Rechenzentrum verfügt über alle Sicherheitsvorkehrungen, die an hochmoderne Speicherstätten gestellt werden und garantiert durch mehrfache Datenbackups, dass alle Dokumente fortlaufend und zuverlässig bereitstehen. Derzeit wird es durch die Norm ISO 27001 zu Datenschutz, Sicherheit Servicequalität und Kontinuität zertifiziert.
Zudem können nur Nutzer, die durch ein verlässliches Genehmigungsverfahren autorisiert sind, auf hinterlegte Dokumente zugreifen. Das System schirmt sich konsequent gegen Eingriffe von außen ab. Dabei kommen nicht nur Abwehrmaßnahmen gegenüber virtuellen Angriffen zum Tragen, sondern ebenso der physische Dokumentenschutz gegen Stromausfall, Feuer und Einbruch am Serverstandort, der zusätzlich durch ein Zutrittssystem mit ID-Cards geschützt ist.

7. Ist Elemenz mit anderen Software-Lösungen kompatibel?

Elemenz integriert sich direkt in die gängigen Microsoft-Office-Programme Word, Excel und Outlook. Diese Anwendungen verfügen dann in der jeweiligen Menüstruktur über die Funktion „Speichern in Elemenz“. Über diese Funktion lässt sich ein Dokument (bzw. eine E-Mail) direkt in Elemenz ablegen.

8. Kann man die Software kostenlos ausprobieren?

Auf der Website www.elemenzstore.de finden sich nicht nur weiterführende Informationen zur Elemenz-Software. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, einen kostenlosen Testzugang anzufordern.

9. Wie ist die Preisgestaltung bei Elemenz?

Elemenz kostet 39,95 Euro pro Monat/Anwender mit einer Mindestabnahme von drei Lizenzen. So können Unternehmen ab 119,85 Euro im Monat mit der Lösung arbeiten. Es fallen weder teure Einrichtungsgebühren noch weitere Zusatzkosten an.

10. Welches Unternehmen steckt hinter Elemenz?

Elemenz ist ein Produkt des internationalen Software-Anbieters BCT, der auf langjährige Erfahrung im Dokumenten-Management und der Optimierung von Geschäftsprozessen zurückblickt. Über 150.000 zufriedene Anwender in mehr als 700 Unternehmen vertrauen BCT als Spezialisten im Enterprise-Information-Management.