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Warum eigentlich elektronisches Dokumenten Management?

Im Zeitalter der Digitalisierung, wo Informationen immer schneller verfügbar sein müssen, mutet das „traditionelle“ papiergebundene Arbeiten ohne ein digitales Archiv fast schon antik an. Angenommen, Sie benötigen die Informationen aus einem bestimmten Dokument und müssen diese schnellstmöglich an einen Kollegen oder Mitarbeiter weitergeben, wie würden Sie dann vorgehen? Selbst wenn Sie genau wissen, in welchem Schriftstück die Information steckt, kann bereits das Suchen nach dem Dokument selbst unnötig umständlich und langwierig sein. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn viele Unterlagen in Akten, Schränken oder sogar speziellen Archiven aufbewahrt werden. Ist das Dokument dann auch noch möglicherweise nicht vorhanden, weil es falsch abgelegt wurde, ausgeliehen ist oder versehentlich nicht wieder einsortiert wurde, stößt das traditionelle Dokumenten Management schnell an seine Grenzen. Es drohen Qualitätsverluste, unnötig lange Liege- und Bearbeitungszeiten sowie generell vermeidbar hohe Geschäftskosten.

Was ist ein digitales Archiv und was macht eine DMS Software?

Wie verschiedene Studien belegen, wird das sogenannte „papierlose Büro“ immer wichtiger für den unternehmerischen Alltag. Erreichen lässt sich dies durch ein digitales Dokumenten Management System bzw. eine DMS Software. Als Dokumenten Management Systeme werden allgemein Softwarelösungen verstanden, die die elektronische Verwaltung der in Unternehmen vorhandenen Informationen unterstützen. Eine DMS Software bündelt Ihre (vormals papiergebundenen) Unterlagen und stellt sie zugriffsberechtigten Mitarbeitern und Kollegen ohne Zeit- und Qualitätsverlust zur Verfügung. Die Dokumente werden in einem digitalen Archiv abgelegt und sind dort jederzeit verfügbar, was nicht nur Lagerungs- und Bearbeitungskosten verringert, sondern auch tägliche Such- und Verwaltungsprozesse erheblich erleichtert.

Warum sollte ich Elemenz als Lösung für mein Dokumenten Management wählen?

Zeit ist Geld – dieser Grundsatz gilt besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. Und doch verbringen Mitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Verwaltung von Dokumenten. Sich Tag für Tag im Datendschungel zurechtzufinden, kostet Nerven und Geld. Ein abgelegtes Dokument aus dem vergangenen Geschäftsjahr ohne die Hilfe eines digitalen Archivs bzw. einer DMS Software aufzuspüren, kann schnell zur Mammutaufgabe werden. Abhilfe verschafft Elemenz, die effiziente Bürolösung, mit der Sie Ihre Ressourcen wirksamer nutzen.

Elemenz ist eine innovative Lösung für das Dokumenten Management, die genau auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist. Während andere Lösungen durch einen schier unüberblickbaren Funktionsumfang zu überzeugen versuchen, konzentriert sich Elemenz auf das Wesentliche: Sie bei der Organisation im Büro nachhaltig zu unterstützen, ohne Sie zu überfordern.

Mit Elemenz lässt sich die gewünschte Anzahl an Dokumenten schnell und einfach speichern und dank einer webbasierten Benutzeroberfläche von überall, zu jeder Zeit und von jedem Endgerät abrufen. Sie haben all Ihre Dokumente stets in einem übersichtlichen digitalen Archiv verfügbar. Die intuitive und leistungsstarke Suchmaschine bildet dabei das Herzstück unseres Dokumenten Management Systems. Über eine Volltextsuche lassen sich relevante Informationen binnen Sekunden abrufen, da alle gespeicherten Dokumente im Volltext indiziert werden. Praktische Filter, eine Suchbeschränkung auf Ordnerebene und die Möglichkeit, Suchergebnisse nach Datum und Relevanz zu sortieren, ermöglichen Ihnen eine zielgenaue Tiefenrecherche in Elemenz. Der ansonsten unberechenbare Rechercheaufwand wird somit ganz leicht auf ein Minimum reduziert.

Entscheiden Sie sich für die cloudbasierte Einbindung unserer DMS Software, gewährleisten neben umfassenden Vorkehrungen in Elemenz selbst zusätzlich auch umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen in unserem Rechenzentrum in Jena einen konsequenten Schutz Ihrer Daten.


Dokumenten Management mit Elemenz – nie war Unternehmensverwaltung einfacher!